CARTAS COMERCIALES

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

• Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
• Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social.
• Anexo: documento o elementos que acompaña a la carta.
•  Apóstrofe: signo ortográfico (‘) que, para efectos de esta norma, se utiliza para separas las cifras en dinero que indican millón.
• Asunto: síntesis del contenido de la carta.
• Copia: fiel reproducción de un documento.
•  Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, teles y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación.
•  Despedida: palabra o frase de cortesía
•  Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.
•  Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
•  Espacio: distancia horizontal de escritura.
•  Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta.
•  Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.
•  Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
•  Líneas especiales: líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor.
•  Logotipo. Símbolo que identifica a una empresa.
•  Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una persona natural o jurídica.
•  Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
•  Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
•  Razón social: nombre que identifica a una empresa
•  Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
•  Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
•  Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.
•  Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
•  Texto: cuerpo del mensaje.
•  Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
•  Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

CLASIFICACIÓN

Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así:

 MODELOS

MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido).

MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre).

ESTILOS

BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo

BLOQUE : Las líneas de número, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

REQUISITOS

ZONAS

ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT
ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad
ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro.

 PARTES DE LA CARTA

• NUMERO: Consecutivo de2 a 3 interlíneas del margen superior.
• FECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número,
• DATOS DEL DESTINATARIO: de 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.
• TRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial (Señor, Señora, Doctor, Ingeniero,...)
• NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con los dos apellidos. 
• CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente). 
• EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. 
• DIRECCIÓN O APARTADO:  Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan  cuatro espacios entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No.. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado se anota en un solo número (Apartado 43567).
• NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aún tratándose de correspondencia local. (Bucaramanga, Santander)
• PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.
• ASUNTO: (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 456890).
• SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.
• TEXTO: Se escribe a una interlínea, dos entre párrafos. Se debe tener en cuenta:

 Tratar un solo tema por carta
 Omitir temas personales en cartas comerciales
 Hablar de usted
 Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación
 Sin borrones ni repisados
 Comienza a tres interlíneas del asunto


MODELOS DE CARTAS

                              
                                              

ESTILO BLOQUE EXTREMO

                           
                                                ESTILO BLOQUE

                                                      Ejemplo Estilo Bloque

                                                          Ejemplo Estilo Bloque

Ejemplo Estilo Bloque Extremo