ANDREA JULIANA QUINTERO: 2010

miércoles, 8 de septiembre de 2010

ELABORACION DE HOJAS DE VIDA

1.ELABORACIÓN HOJA DE VIDA

NORMA TÉCNICA COLOMBIA NTC 4228

Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

REQUISITOS

MÁRGENES:

Igual anteriores documentos.

PARTES

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: La expresión HOJA DE VIDA se escribe de 2 a 3 interlíneas del margen superior, centrada, mayúscula sostenida. Se puede usar negrilla.

DATOS PERSONALES: Mayúscula sostenida, margen izquierdo, de 3 a 4 interlíneas.

Se presentan en dos columnas y constan de nombre, identificación, fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono (opcionales: licencia conducción, pasaporte, tarjeta profesional)

Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de dos puntos.

NOMBRE: A 3 interlíneas de DATOS PERSONALES. Al frente nombre y apellidos en mayúscula sostenida.

IDENTIFICACIÓN: A 2 interlíneas, al frente se especifica tipo de documento y ciudad de expedición.

FECHA DE NACIMIENTO: A 2 interlíneas, al frente con mayúscula inicial se nombra la ciudad y fecha completa.

DOMICILIO: A 2 interlíneas. Al frente dirección y ciudad de residencia.

TELÉFONO: A 2 interlíneas, al frente el número separado por espacios.

ESTUDIOS: Título contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida, a 3 interlíneas. Los estudios se presentan a dos columnas y constan de ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, POSTGRADO y otros.

ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: A 3 interlíneas del título ESTUDIOS. Al frente nombre del establecimiento, título obtenido o periodos cursados, ciudad y año de terminación. Esta información se puede suprimir.

ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: Título en mayúscula sostenida, al margen izquierdo y a 3 interlíneas.

A 3 interlíneas se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos con negrilla o mayúscula sostenida. Luego duración, nombre institución, ciudad y fecha.

EXPERIENCIA: Título contra el margen izquierdo, mayúscula sostenida, a 3 interlíneas.

•A 3 interlíneas se relacionan los nombres de las empresas, cargos y tiempo de servicio, comenzando por el último cargo desempeñado.

•En orden: nombre de la empresa con mayúscula inicial, cargo desempeñado destacado negrilla o mayúscula sostenida y tiempo de servicio.

REFERENCIAS:

LABORALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas.
A 3 interlíneas se escribe nombre de la empresa y los datos de la persona de la referencia (nombre, cargo, dirección y teléfono).

PERSONALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas.
A 3 interlíneas, datos de la persona que referencia (nombre, profesión o dignidad, ciudad y teléfono).

NOMBRE Y FIRMA: De 4 a 6 interlíneas contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida se escribe el nombre completo.

FECHA DE PRESENTACIÓN: De 3 a 4 interlíneas se escribe la ciudad y fecha.

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

•Igual color, calidad y tamaño del papel
•Todas las hojas deben finalizar párrafo completo
•Encabezado entre 2 y 3 cm del borde superior con mayúscula inicial
•Línea de identificación consta de nombre del documento y de la persona, y número de la página a la derecha
•El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas.

ASPECTOS GENERALES

•Debe ser enviada en original y acompañada por carta
•Datos veraces
•Fotografía reciente parte superior derecha primera hoja
•Cuando se desee se pueden citar fortalezas y experiencias

EJEMPLO

ELABORACION DE SOBRES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.

PARTES

Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior.

Tercio central para ubicar datos del destinatario.

Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo.

ASPECTOS GENERALES SOBRES

•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.
•Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete.
•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño.
•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.
•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho.
•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad.
•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamaño apropiado.
•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.

lunes, 6 de septiembre de 2010

ELABORACION DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369

Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

CLASIFICACIÓN

Registrada y no registrada

REQUISITOS

MARGENES: Igual a la carta

TITULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter extraordinario.

PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No se inicia con gerundio.

No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Sin borrones ni repisados.

PAGINAS SUBSIGUIENTES

Papel del mismo color, calidad y tamaño.
Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Se identifica con el nombre de la reunión y el número separado con guión, al margen derecho se escribe el número.
Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

RAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página

TITULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula sostenida a 3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).

DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.

FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento se escribe FECHA: en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la fecha.

HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De 09:15 a las 10:30 horas)

LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula sostenida de dos puntos. (Hotel El Barón, Salón Diamante)

ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente).

Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.

AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.

ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.

DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida. A 2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación sencilla.

CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.

FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo con mayúscula inicial.

ANEXOS: Si los hay

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Si se desea.

EJEMPLO:

ELABORACION DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4176

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser:

Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, comportamiento, etc.

Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos, documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc..

ESTILOS

BLOQUE EXTREMO (Número, fecha y firmante parten del margen izquierdo)

BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho.

REQUISITOS

MÁRGENES: Igual a los demás documentos.

PARTES

NÚMERO : Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el estilo.

FECHA : De 2 a 3 interlíneas, en forma completa

CARGO: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-LA.

IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla).

TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayúscula sostenida e identificación).

•Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos.
•Se redacta en tercera persona.
•En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario.

FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas y según el estilo
.
TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS: Escribir los dos cargos responsables (Director y Secretario).

EJEMPLO:

CIRCULARES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC3397

Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios

CLASIFICACIÓN

De acuerdo con el destinatario:

•EXTERNA O CARTA CIRCULAR
•INTERNA O GENERAL

De acuerdo con el estilo:

•BLOQUE EXTREMO
•BLOQUE

REQUISITOS

MÁRGENES:

Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm

CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas.

CIRCULAR INTERNA O GENERAL

DENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada.

NÚMERO: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder el código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular.

FECHA: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.

DESTINATARIO: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)

ASUNTO: Opcional. Síntesis en máximo en cuatro palabras, a 3 interlíneas de con mayúscula inicial y seguida de dos puntos.

TEXTO: De 3 a 4 interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. (Con agrado informamos al personal…., La Gerencia se complace en…)

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

•Utilizar hojas en blanco o con logo
•Igual calidad, color y tamaño
•Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior o a 2 del logo
•La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o número y el número a la derecha.
•El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.
•Demás recomendaciones de la carta comercial

DESPEDIDA: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto.

REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar. (Tener en cuenta estilo elegido). Preferiblemente firma a manuscrita.

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta.

“LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO”

EJEMPLOS:

ELABORACION DE MEMORANDOS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC3397

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

CLASIFICACIÓN:

 BLOQUE EXTREMO
 BLOQUE
REQUISITOS

 Márgenes (Igual a la carta)
 ZONAS (igual a la carta)

Denominación del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlínea se ubica la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.

Encabezamiento:

 A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial.
 A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.
 A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento con mayúscula inicial.

Alternativas para diligenciamiento datos destinatario y remitente:

 Alternativa 1:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado por coma.

Remitente: Nombre y cargo separados por coma.

En este caso se omite el nombre al final el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparece su firma.

 Alternativa 2:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo

Remitente: Cargo y dependencia o cargo

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

 Alternativa 3:

Destinatario: Cargo y dependencia

Remitente: Cargo y dependencia

La firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto.

EJEMPLOS:

viernes, 3 de septiembre de 2010

CARTAS COMERCIALES

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social.
Anexo: documento o elementos que acompaña a la carta.
Apóstrofe: signo ortográfico (‘) que, para efectos de esta norma, se utiliza para separas las cifras en dinero que indican millón.
Asunto: síntesis del contenido de la carta.
Copia: fiel reproducción de un documento.
Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, teles y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación.
Despedida: palabra o frase de cortesía
Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.
Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta.
Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.
Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
Líneas especiales: líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor.
Logotipo. Símbolo que identifica a una empresa.
Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una persona natural o jurídica.
Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
Razón social: nombre que identifica a una empresa
Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
Texto: cuerpo del mensaje.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

CLASIFICACIÓN

Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así:

MODELOS

MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido).

MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre).

ESTILOS

BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo

BLOQUE : Las líneas de número, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

REQUISITOS

ZONAS

ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT
ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad
ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro.

PARTES DE LA CARTA

NUMERO: Consecutivo de2 a 3 interlíneas del margen superior.
FECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número,
DATOS DEL DESTINATARIO: de 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.
TRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial (Señor, Señora, Doctor, Ingeniero,...)
NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con los dos apellidos.
CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente).
EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
DIRECCIÓN O APARTADO: Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan cuatro espacios entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No.. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado se anota en un solo número (Apartado 43567).
NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aún tratándose de correspondencia local. (Bucaramanga, Santander)
PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.
ASUNTO: (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 456890).
SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.
TEXTO: Se escribe a una interlínea, dos entre párrafos. Se debe tener en cuenta:

 Tratar un solo tema por carta
 Omitir temas personales en cartas comerciales
 Hablar de usted
 Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación
 Sin borrones ni repisados
 Comienza a tres interlíneas del asunto

MODELOS DE CARTAS

ESTILO BLOQUE EXTREMO